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私隱政策聲明

1. 簡介

私隱政策聲明詳情

《本聲明》中,除非文義不許可或另有所指,

 「本公司」、「我們」及「我們的」指收取相關個人資料的文件中所述的公司(其為按揭證券公司集團成員)及其繼承人及承讓人;

資料當事人」就個人資料而言,指屬該個人資料的當事人的個人;及

 「按揭證券公司集團」指香港按揭證券有限公司、其附屬公司及附屬企業。

 《本聲明》的主要目的,是就我們辦理個人資料、所持有個人資料的種類、使用或將會使用該個人資料的主要目的、以及應向哪一方提出任何查閱或改正資料的要求,通知閣下我們的政策及實務。

2. 我們的政策

我們尊重個人資料私隱。我們的政策,是遵守《個人資料(私隱)條例》(「條例」)及由個人資料私隱專員公署不時發出的相關實務守則。我們會確保員工遵守《本聲明》所載的政策及實務,並於履行該承諾時維持適當的保安及保密標準。

3. 我們的實務

3.1 客戶

(a)

持有的個人資料類別:就任何由按揭證券公司集團的任何成員不時管理、維持及營運的融資、貸款及收購貸款、退休規劃、保險及信貸支援業務相關的產品/服務/活動(包括其可能不時進行的優化措施)(例如購買按揭貸款計劃、按揭保險計劃、安老按揭計劃、中小企融資擔保計劃及保單逆按揭計劃)(「業務」),我們收集或索取,持有並使用不同類別人士的個人資料:

 (i)

該些個人資料可能包括但不限於身份確認資料(視乎涉及的業務而定)(包括姓名、香港身份證號碼或護照號碼)、聯絡資料、地址、年齡、出生日期、出生地點、稅務居民司法管轄地、該管轄地的稅籍編號、性別、與其他資料當事人的關係、個人簡歷、財務資料、健康狀況、病歷、醫療診斷和費用、銀行賬戶資料、就業及薪酬資料、教育背景及專業資格、過往貸款記錄、破產/債務重組狀況、所持有或擁有的物業、保險單和其他資產的資料,及於申請、要求、查詢、投訴或回饋意見期間所提供的任何資料;及

 (ii)該些不同類別人士包括但不限於:
  (1)

業務下或與業務相關的現有及潛在申請人、借款人或客戶/用戶(包括保單持有人、索償人、受益人及/或受保人);

  (2)

公司申請人、借款人或客戶/用戶的股東、董事、控制人、高級人員及管理人員,以及其附屬公司或相關實體的該等人士;

  (3)

合夥經營商號的合夥人或其成員,或申請人、借款人或客戶/用戶的代表、代理人、受權人或被提名人;及

  (4)

其他在業務下的有關人士,如擔保人及為客戶或借款人提供財務支持或信貸支援的人士、與客戶或借款人共同持有用以繳交或收取業務款項的聯名銀行戶口持有人,及任何就業務或在業務下提供支援服務的其他人士。

(b)

如何使用個人資料:使用資料當事人個人資料的目的將取決於資料收集的情況和背景,但我們認為的目的將包括下列所述:

 (i)

管理、維持及營運我們的業務

 (ii)

處理及評估任何涉及資料當事人的與我們業務相關的申請、要求、查詢或投訴;

 (iii)

提供涉及資料當事人的與我們業務相關的後續或持續的服務,包括但不限於提供資料、管理已發出的保單或擔保或已提供的貸款或信貸支援;

 (iv)

任何有關我們的業務的索賠或請求的目的,包括相關的核實及調查工作,而無論該索賠或請求是資料當事人提出的、或針對資料當事人的、或涉及資料當事人的;

 (v)

偵查、調查及防止欺詐、罪行、不當行為或違規情況;

 (vi)

協助按揭證券公司集團的任何成員設計其產品/服務/活動;

 (vii)

為市場推廣、統計、精算、產品研發或其他目的進行調研及維持資料庫;

 (viii)

就《本聲明》所列任何目的,不時對所持有的與資料當事人有關的個人資料進行核對及核實第三方提供的資料和資訊;

 (ix)

建立及維持資料當事人檔案及分類及業務營運模式,以及進行風險管理;

 (x)

評估任何來自或涉及資料當事人的與我們業務相關的日後的申請;

 (xi)

登記資料當事人及管理透過電訊或網上平台或流動應用程式而提供的業務;

 (xii)

進行核保、身份及信貸審查及債務追收;

 (xiii)

資料當事人提議、提供及促銷本公司、按揭證券公司集團的其他成員或我們的商業夥伴的業務(詳見以下「在直接促銷中使用個人資料及將個人資料提供予其他人士」部分);

 (xiv)

進行與資料當事人的商業合作(包括轉介或其他形式的合作);

 (xv)

資料當事人發送關於按揭證券公司集團任何成員的關於教育、消閒或其他活動的通訊及印刷品;

 (xvi)

資料當事人提供優惠以作客戶關係管理用途;

 (xvii)

依照任何適用的法律、規則、規例、實務守則或指引的要求進行披露,或以此協助香港或其他地區的警方或其他政府或監管機構執法及調查;

 (xviii)

遵守我們預期或一般須遵從的任何適用的司法管轄區的法律、監管要求及任何其他規則、指引或指令;

 (xix)

遵守為符合制裁或防止或偵測清洗黑錢、恐怖分子融資活動或其他非法或禁止的活動或行為而制訂的按揭證券公司集團內共用個人資料和資訊及/或其他個人資料和資訊使用而指定的任何責任、要求、政策、程序、措施或安排;

 (xx)

供我們的實際或潛在承讓人,或就我們對資料當事人享有權利的參與人或從屬參與人衡量有關轉讓、參與或從屬參與所涉交易;及

 (xxi)

與上述任何目的直接有關的目的。

(c)

披露個人資料個人資料會予以保密,但取決於所適用的法律,我們可能就以上第3.1(b)段所列的目的將其提供給以下各方(不論在香港境內或境外):

 (i)

按揭證券公司集團的任何成員

 (ii)

資料當事人在香港或其他地區的任何經紀人、推薦人或介紹人;

 (iii)

任何聯名申請人或聯名借款人,及為資料當事人就我們的業務所承擔的責任擬提供或正在提供財務或信貸支援的人士;

 (iv)任何參與按揭證券公司集團成員營運的有關我們業務的計劃的商業夥伴 ;
 (v)

與任何有關本公司或按揭證券公司集團的任何成員提供的業務的索賠有關的任何人士,不論該索賠是資料當事人提出的、或針對資料當事人的、或涉及資料當事人的;

 (vi)

在香港或其他地區對按揭證券公司集團的任何成員有保密責任,並為其提供行政、審計、資料處理、文件管理、科技、通訊、存儲、支付或其他服務(包括直接促銷服務)的任何代理人、承辦商或第三方;

 (vii)

如適用,與我們的業務相關的任何承保人或再保險人(包括該再保險人的任何再保險人)或就我們的業務提供財務支援的任何實體;

 (viii)

任何由或將由業務獲取的資金來支付的估價方、醫療服務提供方或產品或服務的提供方;

 (ix)

信貸資料服務機構,或在涉及違約時,債務追收代理;

 (x)

任何代理人、核數師、會計師、稅務顧問、律師、顧問或其他專業顧問

 (xi)

香港或其他地區的任何法院、裁判院或行政、政府或監管機構,或執法機關(包括本地或外地的稅務機關);及

 (xii)

任何實際或潛在承讓人、受讓人、我們的權利或業務的參與人或從屬參與人。

(d) 

在直接促銷中使用個人資料及將個人資料提供予其他人士

(i)

我們擬:

 

(1)

將我們持有的資料當事人的姓名、聯絡資料、業務組合資料、交易模式及行爲、財務、就業或其他背景及人口統計數據不時用於直接促銷,而除非獲得資料當事人的同意或表示不反對,否則我們不能使用該等資料;及 

 

(2)

對以下類別的產品/服務/活動進行直接促銷:

 
  • 保險、金融服務、退休規劃及相關產品/服務/活動;及
 
  • 獎賞、會員、聯名商品或禮遇計劃,及相關產品/服務/活動。
 (ii)

以上產品/服務/活動可能由我們及/或下列人士提供或推薦:

  (1)

揭證券公司集團的任何成員

  (2)

第三方金融機構及承保人;及

  (3)

第三方獎賞、會員、聯名商品或禮遇計劃的供應商或營運商。

  (iii)

除促銷上述產品/服務/活動外,我們亦可能將以上第3.1(d)(i)(1)段所列的資料當事人的資訊提供予以上第3.1(d)(ii)段所列的全部或任何人士,以供該等人士在促銷該等產品/服務/活動中使用,而我們為此用途須獲得資料當事人書面同意(包括表示不反對)。 

 

如資料當事人不希望我們如上述使用其個人資料或將其個人資料提供予其他人士作直接促銷用途,資料當事人可通知我們行使其選擇權拒絕促銷。

    

3.2  求職者、員工及董事

(a) 

持有的個人資料類別我們收集或索取,並持有(1)現正申請我們轄下工作崗位的人士、(2)正受僱/委任或借調為我們的主管人員或員工的人士、(3)以僱傭、委任或借調之外的任何合約或安排方式下正受聘向我們提供服務的人士、(4)待受僱及現有的主管人員及員工(包括借調員工及實習生)及(5)前主管人員及員工(包括借調員工及實習生)的個人資料。我們持有的其他載有 個人資料的紀錄包括我們股東的紀錄:

 

(i)

該個人資料可能包括但不限於身份確認資料(包括姓名、香港身份證號碼或護照號碼)、生物辨識資料(如指紋)、年齡、聯絡資料、履歷表、過往就業及薪酬的相關資料、教育背景及專業資格、培訓記錄、評核資料及參考資料;及

 

(ii)

我們亦會收集或索取,並持有將會享有或正享有我們任何員工福利的員工及主管人員之家庭成員的若干個人資料(包括身份確認資料,例如姓名、香港身份證號碼或護照號碼)。

(b)

如何使用個人資料一般而言,我們會持有及使用該個人資料作以下主要用途:

 (i)

考慮僱用、委任或借調為我們的主管人員或員工;

 (ii)

考慮以僱傭、委任或借調之外的任何合約或安排方式下聘用或聘請為我們提供服務的人員;

 (iii)

招聘、員工督導、培訓及人力資源管理;

 (iv)

釐定及檢討薪金、花紅及其他福利;

 (v)

考慮及促進評核、晉升、培訓、事業發展、員工規劃、借調或調職;

 (vi)

員工福利、補償、工資及權益管理;

 (vi)

為員工提供諮詢証明書;

 (viii)

管理強制性公積金計劃及職業退休計劃;

 (ix)

報稅;

 (x)

員工紀律事宜;

 (xi)

檢討僱用、委任、借調或任何合約或其他安排方式下聘用或聘請之決定;

 (xii)

為履行職責所需的任何牌照、批准或註冊的申請、登記、寬免或豁免;

 (xiii)

支援我們的發展;

 (xiv)

依照任何司法、法定或規管要求,遵守任何披露、呈報、存檔、或通知或其他類似的責任(包括依從適用的法律、規例及指引)(不論是香港或其他相關司法管轄區),而我們受其約束,或如未能遵守,會引致我們或我們的主管人員及員工遭受到不利後果(制裁、懲罰或監禁等);

 (xv)

進行對系統或設備(例如,Windows操作系統)的用戶認證和授權的資源對選定的用戶提供存取權限;及

 (xvi)

與依從法律、規管及內部政策要求有關的監察及採取行動。

(c)

披露個人資料我們會對所持有的該個人資料予以保密,但我們可根據上述第3.2(b)段所列的目的,向以下各方披露或轉移該資料(不論在香港境內或境外):

 (i)

閣下可能被借調或被指派提供任何服務的按揭證券公司集團的任何成員;

 (ii)

任何保險經紀及保險公司;

 (iii)與薪酬安排有關的任何銀行;
 (iv)

與強制性公積金計劃及職業退休計劃安排有關的任何銀行、基金、專業投資者、經紀及安排者;

 (v)

為員工事宜提供行政或其他支援服務的任何服務供應商(例如支薪管理者)及/或我們;

 (vi)

核數師、會計師、稅務顧問、律師、顧問或其他專業顧問;

 (vii)

根據上述第3.2(b)(xi)及(xiii) 段所列的用途,任何法院、裁判院、行政、政府或規管機構或執法機構;及

 (viii)

得到資料當事人同意的任何人士(包括任何潛在的將來僱主)。

 

3.3  商業伙伴

(a) 

持有的個人資料類別我們收集或索取,並持有擔任業務參與者、提供貨品、服務和支援予我們的潛在與實際賣家/供應商及潛在與實際商業伙伴的主管人員、代理人或代表(「業務往來者」)之個人資料。該個人資料可能包括但不限於身份確認資料、聯絡資料及有關業務往來者的公務身份和就業狀況的資料。

(b)

如何使用個人資料一般而言,我們持有及使用業務往來者的個人資料作以下主要用途:

 (i)

維繫雙方的商業關係;

 (ii)

有關業務及/或其任何職責及活動的商業、行政、物流及/或推廣安排的商討;

 (iii)

商討貨品或服務的報價或競投;

 (iv)

接洽據合約規定或已商定的貨品、服務及/或支援;

 (v)

於我們屬於其中一方的合約條款或安排下遵守責任及行使權利;

 (vi)

辦理任何回饋意見、要求、申索、查詢或投訴;

 (vii)

核實簽訂法律文件的權力;及

 (viii)

依照任何司法、法定或規管要求,遵守任何披露、呈報、存檔、或通知或其他類似的責任(包括依從適用的法律、規例及指引)(不論是香港或其他相關司法管轄區),而我們受其約束,或如未能遵守,會引致我們或我們的主管人員及員工遭受到不利後果(制裁、懲罰或監禁等)。

(c)

披露個人資料我們會對所持有的業務往來者的個人資料予以保密,但我們可根據上述第3.3(b)段所列的目的,向以下各方披露或轉移該資料(不論在香港境內或境外):

 (i)

核數師、會計師、稅務顧問、律師、顧問或其他專業顧問;

 (ii)

提供技術及其他專家意見和服務(包括對貨品及/或服務報價的意見)的任何服務供應商(例如技術專家,職責調查服務供應商等);

 (iii)

提供社區、教育及慈善服務的任何非政府機構;

 (iv)

其他業務參與者;及

 (v)

根據上述第3.3(b)(viii) 段所列的用途,任何法院、裁判院、 行政、政府或規管機構。

 

3.4  個人資料的準確性及保留

我們有若干程序,只要是合理及切實可行的,保持所持有的資料的準確性、完整性及是與使用個人資料的原來用途相關的。我們旨在維持個人資料是準確及更新的。然而,我們主要依靠相關資料當事人披露所有重要的資料予業務參與者(向我們提供資料更新)或我們(視何者適當而定),及通知業務參與者及/或我們該資料的任何不準確之處或變更。

我們維持及執行載有個人資料的紀錄的保留政策,以確保該個人資料的保存時間不超過將該資料被使用於或擬用於某目的而所需的時間。根據我們保留個人資料的內部政策及適用的法律及規例所訂明或容許,我們所收集或索取並持有的各類個人資料均有不同的保留時間。

如欲索取進一步資料,請按下述第4.1 段的聯繫資料與我們的個人資料保障主任聯絡。

 

3.5  個人資料保安

我們已採取適當步驟以保障我們所持有的個人資料,以防止個人資料在未經授權或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用。此等步驟包括對實體及電子查閱個人資料採取只限於「有需要知道」及「有需要使用」的原則,及內部保安政策和實務規定員工須遵守條例的要求。我們亦會提供相關培訓予員工,包括入職指導及持續培訓,以適當地辦理個人資料。

 

3.6  外判安排

我們的內部資訊科技系統是由內部員工及本地的第三方服務供應商所開發及維修的。該第三方服務供應商不能讀取於我們的資訊科技系統內的個人資料,但在我們的內部資訊科技部門的員工監督下進行維修/檢驗/故障檢修時則除外。當我們外聘的第三方辦理或處理資料,我們會使用合約規範方法或其他合理及切實可行的步驟,以防止個人資料在未經授權或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用,及要求該第三方資料處理者保存相關資料的時間不得超過處理該資料所需的時間(如適用)。

4. 資料查閱要求及資料改正

4.1

資料當事人可以書面形式向我們的個人資料保障主任提出查閱或改正其個人資料的要求,其通訊地址為:香港九龍觀塘偉業街180號 Two Harbour Square 19樓。

4.2

我們可就處理任何查閱資料的要求收取不超乎適度的費用。

5. 查詢

若閣下對《本聲明》有任何疑問,或如欲垂詢我們的私隱政策及實務的詳情,請按上述第4.1段的聯繫資料與我們的個人資料保障主任聯絡。

6. 條例下的權利不受限制

《本聲明》並不限制資料當事人條例下的任何權利。

7. 本私隱政策聲明之修訂

本聲明可由我們不時修改或更新。

 

 

香港年金有限公司

二零二一年五

 

 

重要通知
收集個人資料聲明(2021年5月)